Dennis en Noortje over het erratum: “De kennis moet gewoon kloppen!''

Fouten maken is menselijk; ook in kennis. Of het nu gaat om een verkeerde formule, een dubbele grafiek of een alinea die nét iets te snel is overgenomen: ondanks alle controles glipt er soms iets doorheen. Gelukkig is er een manier om zulke fouten netjes recht te zetten zonder direct een hele publicatie opnieuw uit te brengen: het erratum.

Maar wat is een erratum precies? Wanneer besluit je om er één op te stellen, en wie bepaalt dat eigenlijk? En nog belangrijker: hoe gaan we er als organisatie mee om, en wat betekent dat voor de gebruiker?

In dit interview geven Noortje en Dennis een open inkijk in het proces rondom het signaleren, beoordelen en publiceren van errata.

Een erratum is, simpel gezegd, een correctie op een kleine fout in een publicatie. Dennis legt uit dat het dan niet gaat om kleine tikfouten of stijldingetjes, maar om inhoudelijke fouten die een merkbare impact kunnen hebben. “Een erratum is dus echt bedoeld voor situaties waarin iets in de publicatie niet klopt, bijvoorbeeld een verkeerde formule, een fout in een tabel of een misleidende uitleg,” zegt hij. Noortje vult aan: “We gebruiken een erratum alleen als er iets mis is dat écht niet kan wachten tot een volgende update. Gaat het meer om een verduidelijking of om het herschrijven van een alinea, dan bewaren we dat voor een latere versie van het document.”

ISSO signaleert zelf wanneer wet- of regelgeving verandert. Dan brengen we (als de impact klein is) een erratum uit. Fouten komen ook aan het licht doordat gebruikers van de publicatie ergens op stuiten. “Vaak begint het met een vraag,” zegt Dennis. “Iemand zegt dan: ‘Deze formule klopt niet vergeleken met wat ik in de praktijk zie.’ Of: ‘Dit is altijd anders geweest, klopt dit nog wel?’ Dat zijn signalen die we serieus nemen.” Noortje herkent dat: “Soms komt het binnen via de klantenservice, of via ons inhoudelijke netwerk van experts in het vakgebied, de ISSO-Professionals. Gebruikers zijn vaak heel oplettend. Maar we ontdekken fouten ook intern, bijvoorbeeld tijdens hergebruik van content of een technische check.”

Volgens Dennis is de eerste stap altijd controleren of er echt een fout is: “Heeft degene die het meldt gelijk? En belangrijker nog: heeft het effect op de praktijk? Als het inderdaad een inhoudelijke fout is met impact, dan zetten we het om in een erratum.” Noortje vult aan dat dit een gezamenlijke beslissing is: “We bespreken het in een wekelijks intern overleg. Soms heb je twijfels; is dit groot genoeg voor een erratum? Dan helpen collega’s mee met inschatten. Het is ook een kwestie van gezond verstand.”

Dennis legt uit dat fouten op meerdere niveaus kunnen ontstaan. “Je hebt de auteur, de ISSO-Kontaktgroep, de taakgroep en de projectcoördinator. Als een fout daar allemaal doorheen glipt, is dat best zorgelijk.” Noortje voegt toe: “Iedereen leest met zijn eigen bril. En als de fout in een grijs gebied zit, dus niet overduidelijk fout of goed, dan komt een fout helaas wel eens voor.”

Noortje legt uit: “Het is een PDF waarin precies staat welke tekst of afbeelding moet worden aangepast. Bijvoorbeeld: ‘vervang deze zin door die zin’, of ‘deze grafiek wordt vervangen door een nieuwe’. Het is heel technisch en zakelijk opgesteld.” Dennis voegt toe: “De errata worden gepubliceerd op de pagina van het kennisproduct, daar kunnen gebruikers ze de documenten vinden en downloaden. Kleine foutjes passen op één pagina, maar zodra je met afbeeldingen of formules werkt, ben je zo meerdere pagina’s verder.” In de online kennis op BouwZo worden errata gelijk verwerkt. Zo werk je online altijd met de laatste versie. Bij een herdruk van een product wordt het erratum ook verwerkt.

Noortje en Dennis zijn het erover eens: een erratum hoeft geen probleem te zijn, zolang je er open en zorgvuldig mee omgaat. Noortje benadrukt dat fouten altijd kunnen voorkomen, maar dat het belangrijk is om ze serieus te nemen en tijdig te corrigeren. Een correctie kan juist laten zien dat je waarde hecht aan kwaliteit en transparantie. Tegelijkertijd is het belangrijk dat fouten niet te vaak voorkomen. Als er na publicatie grote aanpassingen nodig zijn, zoals het verwijderen van een volledig hoofdstuk, roept dat vanzelf vragen op over het proces en kan dat het vertrouwen in de publicatie onder druk zetten.

We zijn erg blij met gebruikers die (kleine) onjuistheden melden. Dat helpt de kennis beter te maken. Het uitbrengen van errata gebeurt erg weinig. Het corrigeren van kleine fouten hoort bij zorgvuldig kennisbeheer. Zoals Dennis zegt: “De kennis moet gewoon kloppen. Dat is het minimum.” En zoals Noortje het samenvat: “Een erratum is een manier om te laten zien dat we blijven verbeteren. Dat is ook wat gebruikers mogen verwachten.” Het herstellen van fouten hoort erbij om de kwaliteit te blijven waarborgen. Uiteindelijk draait het erom dat onze kennis betrouwbaar en correct is.